Спланируйте своё время. Как руководитель может стать собранным и деловым? Можно, конечно, пойти путём изучения большого количества книг по вопросам управления, но есть конечно способ и попроще – просто придерживайтесь нескольких правил.

Правило первое: учитесь планировать своё время. Кто то скажет, что он не может тратить драгоценное время на составление плана. Однако ответ тут может быть лишь один: как раз без планирования Вам будет постоянно не хватать времени. Пускай сначала Вам действительно придется посидеть над планом, а позже Вы поймёте, что это было целиком оправданное «инвестирование». Вы должны уметь контролировать своё время и пользоваться им. Время – это полноправная статья бюджета, к тому же ещё и дорогая. Поэтому, если время так дорого стоит, очень важно суметь спланировать его с наибольшим эффектом. Это означает, что Вы должны определить главную цель вашего труда. Если Вы сумеете организовать себя – достигните и цели. А план – это первый шаг к успеху. Перечислите то, что необходимо сделать. Следующий шаг – запишите себе, то что Вы должны обязательно выполнить, причем тут Вы перечислите долгосрочные задания и приоритеты без деталей. Запишите сюда же и какие-нибудь плодотворные мысли. Позднее отсортируйте список. Поэтому, присмотримся к перечню. Скорее всего, мы имеем своеобразную смесь совсем простых и более сложных заданий, срочных и обыденных, скучных и интересных. Дальше Вы должны пересмотреть пункты перечня и убедится, что Вы не забыли включить те задания, которые помогут достичь цели. После чего приступайте к классификации пунктов. Определяйте активные и реактивные задания. Все задания можно разделить на две категории – активные и реактивные. Активные задания – это те стратегические задания, которые вы должны выполнять, чтобы достичь цели. Реактивные задания – это вся Ваша ежедневная работа, все те каждодневные бумажки, которые лежат на Вашем рабочем столе и которыми Вы должны заниматься каждый день, чтобы дело не останавливалось. Именно реактивные задания и есть ловушкой для не организованного руководителя, который тратит своё время на повседневные дела, забывая о активных заданиях. Поэтому очень важно быть безжалостным к себе и сразу же отмечать в списке только активные задания, что поможет Вам правильно организовать дело и достичь цели, которые Вы ставите перед собой. Пункты, не отмеченные Вами, составляют повседневную работу. Составьте график работы. А теперь Вы можете составить график Вашей работы. При этом Вы должны определится, во – первых, сколько времени Вы собираетесь потратить на это дело (это определяется его важностью) и во – вторых, насколько быстро Вы должны справится с делом (это определяется срочностью). Важность и срочность – разные понятия. Срочное дело не есть обязательно важным. Одновременно помните, что активные задачи Вашего перечня почти всегда важны, а реактивные – только иногда. Не забывайте об этом, и Вы будете быстро ориентироваться, что за чем делать. На важные активные задания времени должно отводится больше, чтобы успеть своевременно их выполнить. Реактивные задания включайте в график после того, как Вы полностью определитесь с активными. Перечень дел и график работы должны каждый день дополняться. Могут меняться приоритеты, Вы также сможете менять своё решение. Поэтому, каждый день дополняйте Ваш перечень дел и график работы, чтобы успешно справится как с активными, так и реактивными заданиями. Пользуйтесь дневником. Дневник – очень необходимая вещь для служащего, и хороший управленец знает это очень хорошо. Он ведёт дневник, чтобы легче было использовать активные задания. То есть он обязательно отведет время для подготовки и написания доклада, решение первоочередных заданий. Хорошо организованный работник знает, что нельзя планировать сильно много встреч в один день, потому что план не удастся выполнить. Кроме того между встречами должны быть зарезервированы интервалы для выполнения какого-то реактивного задания. Это зарезервированное время понадобится Вам, если деловая встреча затянулась. Опытный руководитель обязательно отведёт место в дневнике для общения с работниками отдела, которые находятся у него в подчинении. Это очень важный момент, потому что как раз люди, которые работают вместе с Вами, помогают Вам достичь цели, поэтому обязательно найдите время и поговорите с ними. Пользуйтесь научными способами планирования. По мнению опытных управленцев, очень полезными в работе есть диаграммы, таблицы, годовые план – графики, картотеки и другое. К чему перелопачивать уйму бумаги, чтобы найти нужное, когда простая еженедельная или ежемесячная таблица или диаграмма может продемонстрировать результаты работы за определённый период, дать другую информацию, чтобы держать вас в курсе событий. Диаграмма может показать сравнительную характеристику текущего и прошедших лет. Это своеобразный документ, лёгкий для понимания и удобный в употреблении. Картотека – это ваша другая память, с той только разницей, что при грамотном использовании она, в отличии от собственной памяти Вас не подведёт. Картотека будет держать Вас в курсе ваших реактивных дел и поможет собрать необходимые данные для активных занятий. Теперь подведём итоги. Когда Вы будете учится организовать себя самого, Вы должны: 1) Создать список: а) активных заданий; б) реактивных заданий. 2) Определить приоритеты с точки зрения: а) важности; б) срочности. 3) Спланировать своё время: а) сначала для активных заданий; б) потом для реактивных. Управление временем. Его менее других берут во — внимание и с ним хуже всех относятся. Недостаток времени может быть обусловлен: большим количеством работы; большим количеством разных составляющих работы, благодаря чему вы не можете разобраться в задании, осмыслить его; неумение надлежащим образом организовать свою работу. Проверка использования Вашего времени позволит своё время на периоды, благодаря чему Вы можете выполнить вещи, которые нужны для Вас, которые требуют внимания и сосредоточенности. Руководители, которые пытаются научится более эффективно использовать своё время, должны ставить перед собой такие вопросы: 1. Делаю ли я такие вещи, какие совсем не нужно делать – для себя или для кого то ещё? 2. Делаю ли я такие вещи, какие так же хорошо будут сделаны другим человеком? 3. Каким способом другие люди даром тратят моё время? Трачу ли я даром время других людей?

Видео по теме